PERANCANGAN KONSEP DAN KONSEP PERKANTORAN
NOVI INDRA M - 13040112140094 - KELAS E
S1 ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar belakang
Perpustakaan
ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang
digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut
tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. ( Sulistyo,
Basuki : 1991 ). Tetapi pada saat ini banyak yang beranggapan bahwa
perpustakaan itu hanyalah sebuah gedung yang banyak berisi buku – buku dan
merupakan tempat yang membosankan. Maka itu perancangan konsep perpustakaan
terbuka akan mengubah presepsi lama tentang perpustakaan.
Menurut Bahri (2008:30) pengertian konsep adalah satuan arti
yang mewakili sejumlah objek yang mempunyai ciri yang sama. Orang yang memiliki
konsep mampu mengadakan abstraksi terhadap objek-objek yang dihadapi, sehingga
objek-objek ditempatkan dalam golongan tertentu. Objek-objek dihadirkan dalam
kesadaran orang dalam bentuk representasi mental tak berperaga. Konsep sendiri
pun dapat dilambangkan dalam bentuk suatu kata (lambang bahasa).
1.2.
Rumusan Masalah
Dalam makalah ini akan
dibahas beberapa masalah seperti :
1.2.1. Definisi kantor
1.2.2. Perancangan konsep manajemen perkantoran
1.2.3. Konsep layout perpustakaan dan konsep
perkantoran
1.2.4. Konsep Pengawasan kantor
1.2.5. Perancangan promosi perpustakaan
1.3.
Tujuan Penulisan
Tujuan
penulisan makalah bertujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Administrasi Perkantoran.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1.Definisi Kantor
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat
bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam
bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan
(service), posisi, atau ruang tempat kerja. Pengertian kantor dapat
dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti
statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan
proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau dapat
dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau
kegiatan administrasi dalam arti sempit
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa
berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan,
badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian
data/informasi.
Menurut Moekijat (1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. Dalam pengertian
yang statis kantor adalah gedung atau suatu tempat. Dalam arti dinamis kantor
adalah berarti proses. Dari dua pengertian tadi dapat diartikan bahwa kantor
merupakan suatu tempat yang digunakan untuk melakukan suatu aktivitas secara
terus menerus(continue). Bila aktivitas itu hanya satu kali atau sesaat
saja maka tidak dapat dikatakan sebagai kantor.
2.2. Perancangan konsep manajemen perkantoran
Perumusan
Terry yang dikutip oleh The Liang Gie (1996:3) “Office management can be
defined as the planning, organizing and controlling of office work, and
actuating those performing it so as to achieve predetermined objectives. It
deals with the life cycle of business information and data from their creation
through their mantenance, distribution, and retention, if of permanent value,
or destruction if obsolete.” (Manajemen Kantor dapat didefinisikan
sebagai perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian pekerjaan kantor,
dan penggerak mereka melakukan itu sehingga mencapai tujuan yang
telah ditentukan).
Manajemen perkantoran, sedikitnya
mempunyai dua buah definisi. Definisi pertama, manajemen perkantoran adalah
perencanaan, pegorganisasian, pengarahan, pengoordinasian, dan pengawasan
pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan. Definisi
kedua, manajemen kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan
dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu
menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan. Ada 2
konsep manajemen perkantoran dikenal, yaitu Ruang Kantor Terbuka (Open Plan
Offices) dan Ruang Kantor Tertutup (Closed Plan Office). Dalam perancangan
kantor ini menggunakan konsep Ruang Kantor Terbuka ( Open Plan Office ), hal
ini dimaksudkan agar membantu memenuhi kebutuhan masing-masing
pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, peralatan yang
diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung
tugasnya.
2.3.
Konsep Layout
Perpustakaan
Konsep layout kantor
Keefektivitasan Tata Ruang Kantor Terbuka :
1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka
lebih mudah menampungnya
Komunikasi
Carl
I. Hovland
Hovland
berpendapat mengenai pengertian
komunikasi, menurutnya “Komunikasi adalah suatu proses yang memungkinkan
seseorang (komunikator) menyampaikan pesan (lambang-lambang verbal) untuk
mengubah perilaku orang lain (komunikan)”. Komunikasi membantu akan adanya pelayanan
yang ada di perpustakaan.
2.4. Konsep Pengawasan Kantor
Pengawasan admistrasi perkantoran berfungsi membantu memastikan apakah
aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang
diinginkan. Dilalaikannya fungsi ini akan mengakibatkan kurang
efektifnya proses adm, kinerja departemen, defisi & stakehoders yg lain.
Pengawasan
kantor bisa juga dilakukan secara langsung oleh pimpinan, atau bisa juga dengan
alat elektronik. Semisal, CCTV, finger print yaitu absen sidik jari, dan
pengiriman laporan.
2.5.
Perancangan
Promosi Perpustakaan
Dalam
perancangan promosi dapat dilakukan di berbagai media. Misal; menggunakan media elektronik bisa menyiarkan
di Televisi, Internet, Radio , media cetak bisa menyebarkan menggunakan surat
kabar, majalah, brosur dan pameran koleksi [perpustakaan. Dalam promosi
perpustakaan bisa dicantumkan fasilitas –fasilitas yang dimiliki oleh
perpustakaan tersebut yang membuat orang menarik untuk datang ke perpustakaan.
Misalnya perpustakaan tersebut dilengkapi dengan AC, WiFi, Cafe, dan taman
rekreasi.
BAB
III
PENUTUP
3.1.Kesimpulan
Dari penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa
perancangan konsep perkantoran dan perpustakaan juga menjadi hal yang penting
dalam penataannya. Selain itu konsep ruang yang menarik juga akan membuat orang
nyaman berada di perpustakaan. Dan konsep modern ini dapat mengubah presepsi
orang tentang perpustakaan lama.
3.2.
Saran
Dalam menjalakan setiap organisasi ataupun kinerja di
dalam kantor dan perpustakaan sebaiknya ada komunikasi yang baik atara pimpinan
dan bawahan dan menciptakan konsep ruang kerja yang ideal.
Daftar
Pustaka
http://www.pemustaka.com/peningkatan-minat-baca-dan-promosi-perpustakaan-sebagai-cara-untuk-mendekatkan-masyarakat-pada-perpustakaan.html
